Une solution efficace pour la planification du groupe DVF.

Julien : “Bonjour, je m’appelle Julien Gosse, je suis Directeur Développement chez DVF. J’ai intégré l’entreprise il y a 3 ans maintenant après un parcours d’une vingtaine d’années dans un grand groupe du BTP français.  

DVF est une entreprise spécialisée dans les Travaux Ferroviaires. Notre activité consiste donc à réaliser des chantiers de maintenance, de renouvellement, ou de constructions neuves de voies ferrées. Nous intervenons principalement pour le client SNCF Réseau, gestionnaire d’infrastructures du Réseau ferré national en France.”

Maxime : “Donc je m’appelle Maxime Gerum, je suis Conducteur Travaux chez DVF depuis un peu plus de 2 ans maintenant.
Donc moi je m’occupe essentiellement de notre activité de maintenance sur les voies ferrées dans la région Bourgogne-Franche-Comté, et donc à ce titre avec le Directeur d’Exploitation, on a entre 10 et 15 chantiers à la semaine, avec une quinzaine d’équipes et voilà qui tournent au fur et à mesure des semaines.” 

Quelle était votre ancienne méthode utilisée pour organiser vos chantiers ?

Julien : “Donc avant la mise en place de Dispatcher, la planification était réalisée avec des outils bureautiques tel qu’Excel, mais également sur papier. Donc le Directeur d’Exploitation, tous les jeudis, préparait ses brouillons de planning avec une feuille A4 par chantier et y répartissait ses ressources humaines et matérielles sur chacun des chantiers.

Ensuite, ces brouillons étaient transférés à l’Assistante de Direction, qui elle était en charge de ressaisir les informations dans un fichier Excel. Il y avait ensuite un nombre d’échanges plus ou moins important entre ces deux personnes, afin de fiabiliser cette planification.”

Pourquoi avoir mis en place Dispatcher au sein de DVF ?

Maxime : “La mise en place de l’outil Dispatcher chez DVF, je pense qu’elle s’inscrit dans une logique de développement et de fiabilisation. On a quand même, depuis je suis arrivée, était amené à accroître notre effectif.

On est capable de répondre à plus de chantiers, et on a maintenant un vrai besoin de fiabilisation des plannings, donc c’est-à-dire d’avoir vraiment la liste du personnel disponible, d’avoir un suivi des absences qu’elles soient programmées ou non comme des arrêts maladie, des congés. 

Et en fait l’outil aujourd’hui Dispatcher nous permet de sélectionner les équipes, de constituer des noyaux d’équipes et puis de les affecter au fur et à mesure des chantiers qui avancent. Et l’outil nous permet également de suivre l’évolution des chantiers pour chaque équipe, de maintenir des noyaux cohérents dans une logique avec un Chef de chantier ou un Chef d’équipe.

Quel est votre retour d’expérience ? 

Julien : “Les bénéfices constatés dans l’utilisation de l’outil sont nombreux et ont été assez rapides.

Le premier ça a été dans la fiabilisation de notre planification, puisqu’en fait, la planification par une seule personne sur la plateforme nous a permis d’éviter tout un tas d’allers et retours et d’échanges d’informations.

Deuxième gain dans l’utilisation de la plateforme, c’est d’avoir permis de gagner une demi-journée voire une journée sur la réalisation du planning. Donc, ce qui est une bonne chose à la fois pour nos agents, nos équipes, mais également pour le client, qui lui a l’assurance de la mobilisation de nos ressources plus tôt.

Donc un des points très positifs de l’utilisation de Dispatcher, c’est qu’avec le développement de l’entreprise, nous avons maintenant différents acteurs qui peuvent intervenir sur la planification, du fait de la création de l’agence à Lyon, du fait aussi du développement d’une activité de Travaux caténaires, donc chaque Responsable d’Exploitation est à même d’aller planifier ses ressources, qui sont ensuite synthétiser dans la planification globale de l’entreprise, avant la diffusion à l’ensemble de notre personnel.

Maxime : “Dispatcher, c’est un outil aujourd’hui qui fonctionne, auquel on a su s’adapter. On a été amené à constater les évolutions de Dispatcher, des nouveaux outils qui ont été mis en place. Notamment la gestion des équipes, il y a une grande amélioration qui a été faite sur l’ergonomie aussi. L’outil est très simple de prise en main, il est très clair, on n’a pas de difficultés à planifier le personnel.” 

Recommanderiez-vous Dispatcher ?

Julien : “Le déploiement de la solution s’est fait assez rapidement. On a été bien accompagné par les équipes Dispatcher, et puis la mobilisation en interne, nous, de Maxime Gerum, a permis de mettre en place cet outil de manière efficace et d’en tirer les bénéfices rapidement.   

On est très satisfait de l’accompagnement des équipes Dispatcher, même si on n’a pas à les solliciter très souvent parce que l’outil est tout à fait performant, ils prennent régulièrement de nos nouvelles pour savoir si tout se déroule bien et si on n’a pas besoin d’assistance. C’est un gros plus pour nous. C’est un outil que je n’hésiterais pas à recommander à des confères puisqu’on en est entièrement satisfait à ce jour.”

Maxime :  “Oui je pense tout à fait que Dispatcher ça peut être une bonne solution pour les entreprises qui correspondent à notre taille, aux PME en développement. C’est un outil qui permet la fiabilisation des ressources et qui est très simple d’utilisation donc oui je le recommanderais.

Les équipes sont assez réactives, que ce soit dans le cadre d’amélioration ou de mise à jour, ou si on a des problèmes particuliers d’accès, des problèmes d’utilisation de l’outil, il y a une grande réactivité de la part des équipes.  

Donc aujourd’hui DVF x Dispatcher c’est une collaboration qui fonctionne ! Et que je recommanderais pour une autre entreprise.“