Comment Dispatcher révolutionne les métiers et digitalise les collaborations sur les chantiers ?

« En 3 ans, nous avons vu notre taux d’utilisation matériel augmenté, le recours à l’intérim et aux locatiers diminué. Il y a des choses qui perdurent, les utilisateurs se sont appropriés l’outil. Nous avons été au-delà de nos objectifs avec Dispatcher. »

Retour sur le témoignage exclusif, lors de l’événement du Moniteur Innovation Day, de M. Germain-Émile CHARIER, de l’entreprise CHARIER.

Partenaire de longue-date de Dispatcher, M. CHARIER nous a exprimé son retour d’expérience vis-à-vis de l’outil Dispatcher : de la mise en place de l’outil, de l’accompagnement, jusqu’à l’appropriation totale de la solution dans leurs agences partout en France… Pari plus que réussi !

Dispatcher n’est pas juste une solution de planification, nos équipes vous accompagnent dans votre conduite du changement, et tout au long de la mise en place et le déploiement de l’outil au sein de votre structure. C’est l’essence même de Dispatcher.

💡  L’outil se veut simple et intuitif, vous permettant de lever des freins d’organisation et de communication… Un vrai facteur clé de succès ! 

Maxime Guesne : « Nous sommes une entreprise technologique, spécialisée dans le secteur du bâtiment et des travaux publics. On commerciale une plateforme cloud et mobile qui permet d’organiser, planifier, et optimiser les ressources des entreprises, donc tout ce qui touche à la main d’oeuvre, au matériel, et à la gestion des équipes. Nous sommes une jeune société, on a 7 ans maintenant mais le produit existe depuis 5 ans. Dispatcher est en forte croissance, nous faisons x2 tous les ans. Nous sommes une vingtaine de collaborateurs. Basé à Paris, nous sommes autofinancés, nous travaillons principalement avec des grandes structures, telles que Bouygues, Eurovia, des filiales de Vinci, Altrad, Sade, avec également de très belles ETI. Aujourd’hui, nous invitons une d’entre elles, Charier, à venir expliquer comment nous avons réussi à dynamiser ses forces vives au sein de leur structure. Charier est un excellent exemple, parce que Germain-Emile a vraiment mis la main à la pâte dans ce projet-là. »

1 – Les objectifs du projet

Germain-Emile Charier : « Bonjour à tous, je suis Germain-Emile Charier, l’entreprise Charier emploie 1400 employés dans le Grand-Ouest, nous avons des agences qui vont de Rennes à La Rochelle, avec une agence à Paris. Nous avons des grands travaux un peu partout dans toute la France. Nous avons 16 agences, c’est bien d’avoir ce chiffre en tête pour savoir comment on a implémenté l’outil Dispatcher. Nous avons mis en place depuis quelques années maintenant, une démarche d’amélioration continue qui est vraiment très liée à l’innovation. C’est donc dans ce cadre là, que j’ai pris mes fonctions il y a maintenant 1 an pour toute l’entreprise Charier. 

Une des missions principales de mon poste est de tout d’abord optimiser tous les flux, toutes les habitudes des salariés de l’entreprise. Parfois, on peut perdre du temps, on manque de fiabilité, on fait des choses qu’on ne devrait pas faire. On a essayé de trouver un outil qui nous permettait de fluidifier la planification des tâches et des ressources, tout ce qui se passe réellement dans notre coeur de métier. C’était le premier objectif de l’utilisation de Dispatcher.

Le deuxième était de rationaliser, faire mieux avec ce qu’on a, mieux utiliser notre matériel, mieux utiliser nos ressources humaines et donc éviter le recours à l’intérim, aux locatiers, à la sous-traitance. Pour ça, on se devait de trouver un outil pour pouvoir faire tout ça. »

Maxime Guesne : « La plateforme fonctionne comme une sorte de grappe de raisins, chaque agence va pouvoir planifier ses équipes, ses machines. Elle va fonctionner aussi en réseaux, il y a 16 agences dans l’entreprise Charier, l’idée était de pouvoir avoir une plateforme collaborative, commune de planification et de visualisation des activités. L’idée était de pouvoir infuser en sein de l’entreprise une culture de décloisonnement des agences. Ce décloisonnement passe d’un côté avec l’organisation (une verticale humaine) puis avec un outil pour systématiser et avoir une plateforme d’échanges et de collaboration qui soit commune à toutes ces agences. Essayer au mieux d’uniformiser certains modes de fonctionnement, pour pouvoir tous se parler les uns et les autres et avoir le même langage. »

2 – Le déploiement de Dispatcher – Les étapes

Maxime Guesne : « Comment a-t-on mis en route cet outil au sein de l’entreprise Charier? 
On a eu une démarche avec Germain-Emile en 3 étapes : 

• La première étape, pour l’entreprise Charier, était de sélectionner un partenaire, et surtout on l’a fait conjointement avec les agences travaux. On a pu les impliquer dès le début au sein du projet et leur donner envie.
• La deuxième étape, pour le déploiement terrain au niveau des 16 agences, on a vraiment construit un binôme Dispatcher x Charier “métiers” qui est allé donner la bonne parole en agence et accompagner les opérationnels. On est vraiment allé sur le terrain et essayé d’embarquer les agences au maximum.
• La troisième étape était vraiment le suivi, l’animation de ce réseau, et l’animation des “key” utilisateurs – des utilisateurs. Germain-Emile a vraiment mis la main à la pâte à ce niveau, il a été auprès des agences pour faire en sorte que le projet soit un succès ! »

Germain-Emile Charier : « Pour reprendre ce que dit Maxime, c’est vrai que le plus gros effort à faire était sur le changement. Nous avons présenté l’outil. Nous avions convenu qu’il y aurait 2 responsables d’exploitation qui allaient tester l’outil. C’était des personnes en faveur du changement, qui en avait un peu marre des tableaux excels, et surtout qui se sont dit : “il y a moyen d’optimiser” ! Il faut savoir travailler avec des personnes qui sont plutôt à l’écoute, prêt aussi à guider quand il faut. 

Une fois qu’on a validé l’outil avec le travail de personnes pragmatiques, on a pu constater qu’on a pu qualifier des gains avec Dispatcher. On était capable de prouver qu’on a eu des “quick wins” des gains rapides sur nos agences. Une fois l’efficacité prouvée, l’ensemble des gens en agence y ont adhéré, et ont mis en place l’outil. 

Il faut néanmoins être patient, les tableaux excels sont utilisés depuis 10-12 ans, le regard est habitué, les utilisateurs sont habitués à voir à peu près les mêmes choses tout le temps. Il fallait vraiment accompagner ce changement là. C’est beaucoup d’accompagnement, d’écoute, être là avec eux et montrer ce qu’on peut faire avec Dispatcher. »

1 – Germain-Emile, vous avez évoqué le fait que pour l’appropriation de cet outil, c’est important de dégager des “quick wins” assez rapidement dans les agences. Pouvez-vous en quelques mots raconter un exemple de Quick win avec Dispatcher?

« Assez simplement, dans une agence, on voyait qu’il y avait des erreurs sur les tableaux excel. Nous avons quantifié ces erreurs sur quelques mois ; du personnel allant sur le mauvais chantier, du matériel transféré au mauvais endroit… Nous avons constaté toutes ces pertes. Avec Dispatcher, l’information en temps réel était disponible et fiable. Au bout de plusieurs mois d’utilisation de l’outil, nous avons pu obtenir des gains très rapides et très simples à chiffrer. »

2 – Maxime, vous évoquez aussi le fait que vous misez beaucoup sur l’accompagnement, et pas seulement sur le fait de mettre à disposition une solution. Est-ce que tu peux nous illustrer les freins qui sont souvent rencontrés dans le déploiement de ce genre de solution collaborative, et comment vous faites pour lever ces freins de façon très concrète?

« Le frein le plus classique : tu vas présenter une ergonomie ou une façon dont est conçu l’outil. Une personne va te dire “moi mon excel n’était pas ce sens, il était dans l’autre” chacun avait son excel qui était approprié pour ce qu’il faisait. Mais, au global pour l’entreprise, ces excels étaient illisibles, chacun avait son outil et sa version, mais ne communiqué pas. Ca c’est vraiment le frein principal. 

Il faut leur montrer que l’outil Dispatcher est simple et intuitif, c’est un vrai facteur clé de succès, au même titre que l’accompagnement. 

L’approche de Charier est une “preuve par l’exemple” et c’est comme ça, que dans les agences, avec un outil simple, les gens ont réussi à embarquer dans la solution ! »

3 – Le retour d’expérience

Germain-Emile Charier : « Pour qualifier le retour d’expérience, nous avons vu notre taux d’utilisation matériel augmenter sur les 3 ans travaillés ensemble, on voit qu’ils sont de plus en plus utilisés. Le recours à l’intérim et aux locatiers a diminué également.

Concernant la digitalisation du processus, c’est assez simple, c’est une réunion dernièrement sur Dispatcher,  on pose la question : “Est-ce que vous seriez d’accord d’arrêter le système?” Tout le monde dit “Non !”. C’est une belle preuve qu’il y a des choses qui se sont mises en place, et qui perdurent. 

Ce qui est encore plus sympa, c’est que nous avons été au-delà de nos objectifs, il y a des personnes qu’on ne pensait pas mettre dans le projet, par exemple, tout le personnel administratif. Des agences se sont dits “pourquoi ne pas créer un profil correspondant aux ressources humaines !”. Ils se sont vraiment tous appropriés l’outil. Nous avons été au-delà de nos espérances. »

👉 Pour en savoir plus sur le planning : Planning Dispatcher.

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