Des outils d’organisation d’entreprise, tels qu’Excel, sont omniprésents dans la gestion des entreprises. Mais gérer son entreprise à partir de documents Excel est devenu risqué, chronophage et surtout obsolète.
Pourquoi ? Les données Excel restent des données informatives, remplies sur l’instant T et ne donnent aucune valeur ajoutée sur le long terme car difficiles à utiliser. De plus, des erreurs peuvent être commises, du temps et des coûts financiers peuvent être impactés par des erreurs de saisie.
La centralisation des informations, le partage et la communication sont capitales en 2021 et sont devenus un levier essentiel du bon développement de l’entreprise et de sa compétitivité. Depuis quelques années, des outils plus performants qu’Excel ont émergé pour organiser les activités au sein des entreprises.
Pourtant, beaucoup d’entreprises sont encore réticentes à l’idée d’utiliser des outils permettant une gestion des ressources rapide, tel qu’un logiciel de planification. Planifier et gérer ses ressources (son personnel, son matériel professionnel, ses équipes) est la clé pour une productivité et une activité organisée !
Un outil comme Dispatcher, organisant le cadencement des chantiers, permet un gain de temps précieux et une optimisation des ressources allouées !
Une vision globalisée de toutes vos actions.
Fini la construction de tableaux excel et de fichiers sans vision globalisée, l’idée est d’avoir un planning vous donnant une vue sur l’ensemble de l’activité de l’entreprise.
Le but? Vous éviter :
- Les doubles réservations le même jour
- L’allocation d’une ressource non disponible
- Les pertes par l’utilisation abondante ou au contraire la non-utilisation d’une ressource
- Des erreurs de planification sur une période donnée
Nous manquons de temps dans une journée. L’objectif est de vous en faire gagner par une tâche qui peut se faire rapidement. Un logiciel de planification vous permettra d’allouer en quelques clics chaque ressource en fonction de sa disponibilité, de son indisponibilité, ses compétences, son périmètre, de même pour le matériel nécessaire pour l’activité du jour.
Toutes les lignes que vous devez renseigner sur Excel : votre planning le fera pour vous. En utilisant un logiciel de planning tel que Dispatcher, vous gagnerez en rapidité d’exécution et réservation. Par exemple, des filtres présents vous permettront de trier les informations importantes et pertinentes pour l’utilisateur. Chaque personnel aura sa fiche d’identité, son planning et ses disponibilités. Le matériel pourra être loué directement depuis la plateforme et pourra aussi être déclaré indisponible si des arrêts ont lieu.
De plus, la double saisie redondante sera de l’histoire ancienne : toutes les sources d’erreurs quotidiennes entre services, personnes provenant de mauvaises et anciennes informations erronées seront réduites à zéro ! Bien évidemment, ce listing reste infime comparé à l’étendu des actions que vous pouvez faire depuis le planning en ligne.
Information en temps réel, disponible et fiable.
Les employés au sein de votre structure auront une facilité de communication puisqu’ils utiliseront le même outil ergonomique. Fini les excel propres à chacun et illisibles. Vos équipes pourront facilement ajuster leur planning, l’adapter et le paramétrer.
La communication fluide vous permettra d’analyser votre charge de travail, de visualiser au bout de quelques mois d’utilisation, des gains rapides et simples à chiffrer.
À chaque secteur son planning.
La solution de planification de ressources concerne absolument tous les secteurs.
Votre structure, votre organisation et vos équipes peuvent être amenées à subir des changements drastiques très rapidement. Prenons l’exemple de l’événement de la crise sanitaire du Covid-19, certaines organisations ont déployé plus de moyens et ont réaménagé leurs activités et leurs budgets. C’est bien ici que les multiples fichiers Excel ont une limite à leur utilisation.
Avec une solution de planning, vous mettrez fin aux contretemps :
- Création d’une interface nouvelle et totalement personnalisée
- Construire et adapter son planning d’activité en fonction de vos besoins et du contexte
- Anticipation des ressources et approvisionnement
- Communiquer en un rien de temps grâce à la centralisation et le partage de l’information
- Utiliser votre interface et vos données n’importe où et n’importe quand
Un logiciel de planification et de gestion de vos ressources est devenu indispensable aujourd’hui : c’est un gain de temps et de budget trop important pour y passer outre !
Selon l’étude mondiale réalisée par International Data Corporation (IDC), les logiciels de gestion et de planification de ressources sont désormais dans le top 3 des investissements actuels (cf : source).
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